Rendez-vous commercial : comment se préparer en 5 étapes

Dans le domaine de la prospection B2B, chaque opportunité de rendez-vous commercial est l’occasion d’établir une nouvelle collaboration fructueuse. Toutefois, la clé pour transformer ces rencontres en partenariats réussis réside dans une préparation des plus méticuleuses. Si vous parvenez à comprendre l’essence de ce travail en amont, vous aurez fait un grand pas vers le succès commercial. Suivez ce guide pour acquérir les compétences nécessaires et les techniques stratégiques pour convertir vos prospects lors de vos entretiens. Découvrez tout de suite comment préparer un rendez-vous commercial productif en 5 étapes ! 

Pourquoi préparer une réunion commerciale ?

Dans un contexte ultra-concurrentiel, réussir un rendez-vous commercial nécessite non seulement de proposer une solution de qualité, mais aussi de convaincre chaque individu impliqué dans le processus de décision. Le saviez-vous ? Un commercial consacre en moyenne 20% de son temps à la recherche d’information*. Car en effet, depuis leur identification au sein d’un organigramme parfois complexe jusqu’au choix des arguments, rien ne doit être laissé au hasard. La clé du succès ? Un travail d’information rigoureux, permettant de connaître et de comprendre votre interlocuteur en amont de toute rencontre.

• – Le succès commence par la fin, c’est pourquoi définir l’objectif commercial est essentiel. Avoir une vision claire de ce que vous souhaitez accomplir lors du rendez-vous vous aidera à orienter vos actions et discussions vers l’atteinte de cet objectif spécifique ; 
• – La cartographie du prospect est tout aussi importante, sa compréhension et celle de ses besoins est votre clé de la persuasion. Vous pourrez adapter votre approche de manière plus convaincante et personnalisée ; 
• – Autre point important : dresser un plan d’attaque détaillé. En préparant les sujets à aborder, les questions et arguments, vous pouvez plus facilement garder le contrôle de la conversation et captiver l’attention de votre prospect. C’est indispensable pour assurer le succès d’un entretien d’affaires ; 
• – S’appuyer sur des pratiques exemplaires telles que les études de cas et retours d’expérience est très bénéfique. Cela renforce votre crédibilité et vous permet d’illustrer concrètement les avantages de votre solution. 

Comment préparer l’entretien de rendez-vous ?

1. Comprendre l’entreprise et son organigramme

Cerner le profil de l’entreprise

La société prospectée appartient-elle à un Groupe ? Comment se positionne-t-elle sur son marché ? Quels sont ses concurrents, ses clients, ses fournisseurs ? Est-elle en phase de développement ou, à l’inverse, se concentre t-elle sur son cœur de métier ? En collectant le maximum de renseignements sur l’entreprise et son environnement, vous définirez le meilleur angle d’attaque.

Cibler le niveau hiérarchique le plus pertinent

L’approche d’un prospect impose de définir quel est le contact le plus pertinent. Rares sont les entreprises où toutes les décisions relèvent du plus haut niveau hiérarchique. Et même lorsque c’est le cas, un responsable opérationnel ou un prescripteur privilégié (utilisateur, financeur, expert technique) se montre souvent plus à même de mesurer la pertinence d’une solution, de se rendre plus disponible ou d’influencer à terme la décision d’achat. En effet 50 % des décideurs font participer 4 personnes et plus dans le cycle d’achat.** Ainsi, préalable indispensable, le décryptage de l’organigramme permet :

• de comprendre les prérogatives de chacun,
• de nommer toutes les personnes impliquées dans le processus de décision,
• d’identifier le contact adéquat pour une première approche.

2. Cerner le profil de son interlocuteur commercial

Derrière chaque contact se cache un individu. Informez-vous sur les éléments importants le concernant :

• – son âge,
• – sa formation,
• – les différents postes qu’il a occupés par le passé,
• – ses éventuels faits d’armes,
• – les réseaux qu’il fréquente, etc.

Toutes ces informations sont susceptibles de vous aider à créer un relationnel.

3. Utiliser les bons leviers de prise de rendez-vous commercial

Choisir le bon moment

Toute approche est aussi affaire de timing. Décrocher une plage de temps dans un agenda surchargé en plein pic de production, à la veille d’un événement majeur ou de congés relève de l’acrobatie. Et même si vous réussissez à contourner tous les obstacles, votre contact sera insuffisamment réceptif. Chaque entreprise a ses rythmes, sa saisonnalité.

– Exemple 1 : votre interlocuteur vient récemment d’être nommé à un nouveau poste ? Contactez-le dans les 4 à 9 mois suivant sa prise de fonction, quand il est dans une dynamique de changement : son taux de mémorisation du message est alors proche de 100% et le taux de retour des actions commerciales multiplié par 2. Vous aurez alors toute les chance de décrocher un rendez-vous !

– Exemple 2 : votre cible s’apprête à lancer un nouveau projet ou service ? Susciter un rendez-vous dans les semaines qui précèdent présente un double avantage : signaler votre présence et glaner de précieux renseignements sur un éventuel appel d’offres à venir. Résultat : vous vous positionnez auprès de lui comme une éventuelle réponse à ses besoins.

Exploiter son réseau

Anciens collègues et camarades de classe, clients satisfaits : utilisez vos connexions pour vous faire connaître et créez rapidement un relationnel de qualité. Vous obtiendrez plus facilement un rendez-vous !

4. Préparer un argumentaire personnalisé

On ne vend pas un produit de la même manière à un opérationnel qu’à un dirigeant. Prévoyez toujours un argumentaire soulignant les points forts de votre solution au regard de la mission et des priorités de votre contact :

• économie de temps ou d’argent,
• simplicité d’utilisation,
• réponse à un besoin identifié.

5. S’appuyer sur un partenaire efficace

Collecter une à une les informations nécessaires à une approche individualisée constitue un travail à temps plein. Selon une enquête de CSO Insights en partenariat avec Accenture, 18,8% du temps de travail d’un commercial est destiné à la recherche d’informations. En ayant recours aux services d’information de Nomination lors de votre prospection, vos commerciaux gagnent :
– du temps pour se consacrer à la vente en elle-même,
– en préparation. Et des rendez-vous bien préparés sont gages de meilleurs résultats commerciaux,
– et en motivation !

Clôturer le rendez-vous sur une note d’engagement

La phase de clôture d’un rendez-vous commercial doit être soigneusement étudiée. C’est une étape cruciale afin de consolider l’accord et maintenir « l’élan » de la conversation. Pour conclure de manière impactante et obtenir l’engagement du client, plusieurs points clé sont à prendre en compte.

Les secrets d’une conclusion réussie : techniques et phrases types

La conclusion d’une rencontre professionnelle commerciale permet de sceller l’accord. Pour une conclusion impactante, il est recommandé d’utiliser des techniques telles que : 

• – La récapitulation des points clé : Rappelez à votre prospect les principaux points abordés lors de l’entretien. C’est très important pour renforcer la compréhension mutuelle entre vous et votre cible. Pensez à bien mettre en évidence les aspects les plus avantageux de votre offre. En résumant de façon claire et concise les solutions proposées et les bénéfices apportés, vous montrez à votre client que vous avez bien saisi ses besoins, cela le rassure ;
• – Mise en avant des bénéfices pour le client : Au lieu d’énumérer simplement les fonctionnalités de votre solution, privilégiez un discours sur les résultats tangibles apportés à votre prospect. Cela peut être des économies de coût, une augmentation de sa productivité, une amélioration de la qualité, etc. Faites en sorte que votre client puisse visualiser clairement les bénéfices qu’il tirera de votre offre ; 
• – Utilisation de phrases types influentes : N’en doutez pas, les phrases types bien choisies et placées au bon timing ont un impact significatif sur la décision finale du client. C’est une technique commerciale qui a fait ses preuves. Cela aide à renforcer la confiance du prospect en votre offre. Par exemple, en disant « Je suis convaincu que cette solution répondra parfaitement à vos besoins », vous montrez votre assurance et votre engagement à fournir une solution adaptée. De même, en proposant une action concrète comme « Quand pouvons-nous commencer à travailler ensemble ? », vous incitez votre prospect à passer à l’action et à prendre une décision positive. Une autre formule vous permet de mettre en avant votre expérience et votre réussite passée dans l’aide apportée à des entreprises similaires à celle de votre prospect : « Grâce à cette solution, nous avons aidé de nombreuses entreprises comme la vôtre à atteindre leurs objectifs ». 

Valider la compréhension et l’accord : un art délicat

Pour finaliser une transaction commerciale, assurez-vous que la compréhension mutuelle est claire. Les deux parties doivent être sur la même longueur d’onde. Cette étape de validation est souvent négligée. Cependant, elle est capitale pour éviter les malentendus et frustrations. 

Posez des questions ouvertes pour encourager une discussion constructive. Par exemple, « Avez-vous des préoccupations ou des questions supplémentaires ? ». Cela donne au client l’opportunité de s’exprimer à propos de ses besoins ou inquiétudes, et vous pouvez les résoudre facilement. De même, en demandant « Comment voyez-vous la suite de notre collaboration ? », vous invitez le client à partager son point de vue et ses attentes. Ses informations vous seront très précieuses pour la suite, pour personnaliser votre approche et consolider votre relation. 

En validant la compréhension et l’accord du client de façon proactive, vous montrez votre engagement à établir une relation de confiance et à répondre à ses besoins. Grâce à cette démarche, vous pouvez éviter bien des malentendus et désaccords. Cette approche renforce la probabilité de conclure avec succès. En somme, assurer une compréhension claire et un accord mutuel vous permet de créer des liens durables et commercialement fructueux. 

Rituel de suivi pour obtenir l’engagement concret du client

Une fois que la compréhension et l’accord ont été confirmés lors du rendez-vous commercial, il est essentiel de mettre en place un suivi pour concrétiser cet engagement et faire avancer le processus commercial. Il vous aide à maintenir le momentum de la conversation et à assurer une progression fluide. 

Pour établir ce rituel de suivi, vous pouvez mettre en place des actions telles que : 

1. Fixer une date de suivi : Après votre rendez-vous commercial, fixez une date spécifique pour le suivi. C’est important pour montrer votre engagement et progresser dans le processus. Assurez-vous de choisir un moment qui convient à la fois à votre planning et à votre client, et pensez à bien confirmer cette date par écrit afin d’éviter toute confusion ; 
2. Proposer une démonstration ou une période d’essai : Offrir une présentation pratique permet de maintenir l’intérêt du client, voire consolider sa confiance dans votre solution. Ainsi, il peut voir votre produit ou service en action et constater lui-même s’il répond bien à ses besoins. Assurez-vous de personnaliser cette proposition en fonction des besoins spécifiques de votre prospect et de mettre en évidence les bénéfices dont il va profiter ; 
3. Définir clairement les prochaines étapes : Lors du suivi, vous devez définir clairement les prochaines étapes à suivre dans le processus commercial. Par exemple, cela peut être la préparation d’une proposition détaillée, la tenue de rendez-vous supplémentaires pour discuter des détails ou encore la signature d’un contrat (entre autres). En définissant avec votre prospect les prochaines actions de façon précise et transparente, vous lui prouvez encore une fois votre professionnalisme. 

Sales Intelligence : la solution de prospection commerciale B to B

Sales Intelligence est bien plus qu’un simple outil de prospection commerciale B to B. Prenez l’avantage grâce à une base de données de prospects qualifiés constamment enrichie par plus de 60 experts. Cette banque de données comprend plus de 450 000 contacts, vous comprenez alors l’avantage indéniable pour une entreprise qui cherche à perfectionner son approche commerciale. 

L’un des meilleurs atouts de Sales Intelligence est sa capacité à fournir des informations détaillées et pertinentes sur les prospects. Votre équipe commerciale n’aura plus d’excuses pour la compréhension de leurs besoins et de leurs principales préoccupations. 

Quant aux fonctionnalités avancées, elles sont d’une aide précieuse dans votre process. La cartographie d’entreprise, par exemple, vous offre l’occasion de personnaliser vos stratégies de prospection très précisément grâce à : 

• Une vue complète de la structure organisationnelle (compte et filiales) de chaque prospect ;
• L’accès à des organigrammes détaillés facilitant l’identification des décideurs clé.

En outre, vous profitez également d’une messagerie intégrée, permettant aux commerciaux de personnaliser l’engagement avec les prospects, tout en suivant en temps réel leur réactivité grâce à des fonctionnalités comme les accusés de réception et la planification des rappels. Vous l’avez compris : une approche proactive et ciblée qui vous permettra de maximiser vos chances de succès lors de vos interactions avec vos prospects. 

À noter : Sales Intelligence fournit des suggestions de leads basés sur l’actualité du marché. Restez à l’affût des opportunités émergentes et concentrez vos efforts sur les prospects qui présentent le plus fort potentiel de conversion !

En intégrant Sales Intelligence dans votre stratégie commerciale, vous pouvez optimiser chaque étape du processus de prospection. Les fonctionnalités avancées de cet outil vous permettent d’augmenter votre efficacité, de réduire votre temps de prospection et d’améliorer considérablement vos résultats commerciaux. N’hésitez pas à venir vérifier par vous-même !

* Enquête de CSO Insights en partenariat avec Accenture ** Etude Inside The Mind Of The B2B Buyer Survey de Demand Gen Report en partenariat avec by Act-On Software.

Ce qu’il faut retenir :