Lorsqu’il s’agit de réaliser des ventes, les emails de demande de rendez-vous sont indispensables. Ils sont l’un des meilleurs moyens, avec le téléphone pour décrocher un rendez-vous avec vos prospects Un bon email de demande de rendez-vous ne se contente pas de capter l’attention, il a de bon taux d’ouverture, et surtout, permet de générer des demandes de rendez-vous en nombre. Au bout du compte, c’est davantage de conversions pour votre entreprise. Vous en avez assez de constater que la plupart de vos courriels restent non lus dans les boîtes de réception de vos prospects ? Découvrez alors comment rédiger un mail de demande de rendez-vous efficace et augmenter considérablement votre taux de réponse.
Techniques de rédaction pour les emails de réunion
Écrire un mail implique de nombreux petits éléments, tout aussi importants les uns que les autres.
La ligne d’objet
Vous devez rédiger une ligne d’objet la plus claire et concise possible, entre 3 et 6 mots maximum. Elle a pour objectif d’informer votre destinataire en un coup d’œil du but de votre email. Choisissez des mots précis qui communiquent le sujet et l’urgence de la rencontre.
L’introduction
Il est loin le temps des emails génériques. Désormais, la personnalisation est nécessaire. Commencez votre email en appelant votre prospect par son nom et en rappelant une interaction récente ou un intérêt commun. Une approche personnalisée est toujours plus appréciée, elle démontre votre professionnalisme et votre souhait d’établir une véritable relation. Par exemple : “Félicitations pour votre récente levée de fonds pour (nom de l’entreprise). J’ai suivi de près les développements de votre entreprise, et je pense que notre solution pourrait s’aligner avec vos objectifs actuels, notamment pour (objectif spécifique comme accélérer la croissance ou optimiser les opérations). Seriez-vous disponible cette semaine pour discuter de la manière dont nous pourrions collaborer ?”
Le corps du mail
Pour le corps de votre mail, concentrez-vous à rédiger une accroche personnalisée, qui montre que vous vous êtes bien renseigné sur le prospect. Effectuez une brève présentation de vous et de votre entreprise en lien avec ses enjeux pour susciter son intérêt, et placez une proposition claire de rendez-vous à un moment précis.
La formule de fin
Pour conclure votre email de demande de prise de rendez-vous, vous devez exprimer clairement comment le rendez-vous peut bénéficier au prospect en abordant ses enjeux spécifiques. Partagez des bonnes pratiques et offrez-lui des solutions concrètes.
Cette formule de fin doit refléter l’intérêt sincère de vous connecter et de contribuer de la meilleure manière à ses objectifs ou défis.
Le CTA
Votre prospect se trouve maintenant sur la ligne d’arrivée. Le CTA est une étape cruciale pour la suite de l’aventure. Afin de guider votre prospect, terminez votre mail par un appel à l’action clair. Vous devez demander au prospect de choisir un créneau pour un rendez-vous.
Vous pouvez soit poser une question sur sa disponibilité, proposer une date précise ou inclure un lien pour planifier le rendez-vous directement.
Assurez-vous que votre demande soit facile à comprendre et à exécuter !
Email de demande de rendez-vous : les erreurs à éviter
Afin de préserver votre réputation d’expéditeur et d’obtenir le plus de réponses positives possibles, veillez à :
- – Éviter les emails universels en personnalisant chacun de vos emails et en montrant à vos prospects que vous les connaissez et les comprenez ;
- – Faire attention au manque de clarté qui peut véritablement être un obstacle incontournable pour votre destinataire. Évitez les ambiguïtés et soyez limpide dès le départ ;
- – Ne pas rédiger d’email trop long et indigeste. Gardez vos emails concis et précis. Les prospects sont occupés et ne prendront pas le temps de lire un email trop long ;
- – Demander une réponse spécifique afin d’engager votre prospect. Même si votre email est bien rédigé, le manque d’engagement peut être fatal ;
- – Ne pas être trop formel ou trop familier. Soyez détendu et sincère avec votre prospect ;
- – Assurer le suivi, beaucoup se découragent en cas de non-réponse. N’hésitez pas à relancer vos prospects pour augmenter vos chances d’obtenir une réponse. Il faut environ 8 interactions pour atteindre un décideur…
Envoyez vos emails à la bonne personne : Sales Automation
Afin d’envoyer efficacement vos emails de rendez-vous au bon interlocuteur, l’outil Sales Automation vous offre de multiples avantages :
- – Un ciblage ultra précis : Grâce à l’accès à la meilleure base de données détaillée des entreprises françaises (Lien vers l’article #40 « Annuaire des entreprises ») ainsi que plus de 50 critères pour sélectionner les prospects pertinents, vous ne manquerez plus le bon destinataire ;
- – Une personnalisation avancée : Avec la possibilité de personnaliser facilement chaque email en utilisant des informations précises sur chaque décideur et son entreprise, vous augmenterez considérablement votre taux de réponse ;
- – L’automatisation des envois : Depuis votre adresse professionnelle, l’option d’automatisation et la possibilité de définir des séquences d’envoi sont idéales pour vous faire gagner du temps ;
- – Optimisation de la délivrabilité : Grâce à des techniques spécifiques de cold emailing, vos messages atteignent directement la boîte de réception de vos prospects, augmentant ainsi vos taux d’ouverture.
Ce qu’il faut retenir :
Oui, rédiger un mail de demande de rendez-vous efficace implique forcément la personnalisation du message. Aujourd’hui, les emails génériques non personnalisés sont devenus complètement obsolètes.
Une ligne d’objet d’email de prise de rendez-vous doit être brève et précise. Elle a pour objectif d’informer le destinataire et l’inciter à ouvrir l’email.
Sales Automation offre un ciblage précis, une personnalisation avancée, une automatisation des envois et par conséquent : une meilleure délivrabilité des emails.