Qu’est-ce que la mise à jour d’une base clients ?
Vos campagnes emailing renvoient un fort taux de rebond ? Vous ne trouvez plus les coordonnées d’un client que vous devez contacter ? Vous perdez du temps à relancer des entreprises qui ont en fait mis la clé sous la porte ? Tout cela peut résulter d’une base clients qui n’est pas à jour, et donc pas fiable.
Découvrez pourquoi la mise à jour de la base de données de vos clients est primordiale, et comment vous y prendre pour disposer d’une base actualisée, que vous pourrez exploiter au mieux.
En quoi consiste la mise à jour de la base de données clients ?
Le nom de ce procédé parle pour lui-même : il s’agit de mettre de l’ordre régulièrement dans la base informatique répertoriant les informations relatives à vos clients (coordonnées, fréquence d’achat, panier moyen, etc.).
L’idée est en fait d’actualiser les données, en supprimant celles qui ne sont plus d’aucune utilité et en remplaçant celles qui sont devenues obsolètes. C’est par exemple le cas lorsqu’un interlocuteur au sein d’une entreprise cliente change de fonction et qu’il est remplacé.
Quant à la fréquence, il est conseillé de réaliser des mises à jour plusieurs fois dans l’année, voire chaque semaine. En effet, on estime qu’une base clients peut atteindre un taux d’obsolescence de 25 à 30 % par an. Autant dire qu’en vous préoccupant de la mise à jour une seule fois dans l’année, vous risquez de travailler sur un fichier qui ne se révèle pas fiable.
Pourquoi est-il important d’effectuer une mise à jour régulière ?
Les données prospects et clients sont aujourd’hui très précieuses pour les commerciaux et les marketeurs, afin de leur permettre d’engager des actions qui maximisent les chances d’acquisition, de fidélisation, de cross-selling, etc. Mais avec des données erronées, il devient bien plus difficile d’obtenir de bons résultats. Si vous ne disposez pas du bon e-mail, comment faire parvenir votre newsletter à un client ? Et si vous vous adressez à un contact professionnel qui a changé d’entreprise, voire de secteur d’activité, comment réussir à lui vendre vos produits ? Les données obsolètes représentent en effet un réel obstacle pour atteindre le client et pour lui proposer une offre qui lui correspond.
De plus, avec un fort taux de données obsolètes, vous risquez d’obtenir des indicateurs de performances qui ne transcriront pas la réalité du marché, des ventes, des comportements clients, etc. Résultat : de mauvaises décisions risquent d’être prises et de vous empêcher d’atteindre vos objectifs.
Il faut également savoir que même avec un taux d’obsolescence inférieur à 10 %, cela peut représenter une grande quantité de données si vous avez beaucoup de clients dans votre base. Certes, plus il y a de données, plus il est facile de faire des analyses pertinentes. Mais les données obsolètes prennent de la place de stockage « pour rien », or stocker des informations présente un coût. Et face à une multitude de données non utilisables, on perd du temps à segmenter, rechercher, etc.
Comment garder une base de données clients toujours à jour ?
L’obsolescence des données est naturelle : au bout d’un certain temps, les clients changent de numéro de téléphone, occupent un nouveau poste, développement de nouveaux centres d’intérêt, adoptent une stratégie d’achat différente, etc. Mais en plus d’une actualisation des données au fil de l’eau (manuellement ou via des processus automatisés), certaines actions permettent de limiter drastiquement la part des informations devenues inutiles.
Créer un système centralisé des données
L’un des premiers ennemis d’une base de données fiable, c’est la multiplication des sources, des logiciels, etc. Il est donc important de disposer d’une plateforme qui permet de centraliser les données au sein de l’entreprise. Au besoin, il est possible d’utiliser plusieurs logiciels, mais il faut les connecter entre eux. Ainsi, à chaque mise à jour, tous les collaborateurs pourront travailler sur des données récentes et similaires. De cette façon, on évite aussi les risques d’erreur en copiant des informations d’un logiciel vers un autre.
Supprimer les doublons et consolider les données
Certaines données sont à jour, mais elles sont présentes en doublon. Un nom écrit avec et sans accent, un signe de ponctuation qui vient s’insérer dans le nom d’une entreprise, plusieurs noms pour une même société (ex : IBM, IBM France, IBM SAS, I.B.M…), deux adresses différentes pour un même contact : voilà quelques exemples qui expliquent la présence de doublons. Cela « pollue » la base de données, alors qu’il suffirait de consolider l’ensemble des données d’un même client. Cela permet par ailleurs de regrouper toutes les informations qui le concernent en un seul et même endroit, sans avoir à créer de multiples filtres ou à réaliser plusieurs recherches chronophages.
Sauvegarder régulièrement la base clients
Personne n’est à l’abri d’un bug, d’une cyberattaque ou d’une manipulation malheureuse, qui pourrait faire perdre toute la base de données clients ou les mises à jour récentes. C’est pourquoi il est indispensable de faire des sauvegardes, sur des supports sécurisés. En cas de problème, on retrouve ainsi rapidement la dernière version de la base clients.
Nettoyage des bases de données et mise à jour en temps réel : les solutions Nomination
Pour vous accompagner dans le processus de mise à jour de vos bases leads, prospects et clients, Nomination a conçu plusieurs outils que vous devriez explorer :
- – une solution basée sur la Sales Intelligence, donnant accès à une plateforme de prospection où les données sont quotidiennement vérifiées et mises à jour ;
- – un connecteur CRM, pour centraliser toutes vos données et bénéficier de mises à jour constantes, avec enrichissement de la base ;
- – un outil de nettoyage des données, pour vous débarrasser facilement des informations en double, des clients inactifs, etc.
Il s’agit donc d’un ensemble de solutions qui vont non seulement garantir l’actualisation de votre base clients, mais qui vont aussi vous aider à obtenir de nouveaux leads qualifiés, à segmenter vos prospects, à augmenter vos conversions, etc.